Produktfunksjoner

Netpowers prosjekthotell er et malbasert, dynamisk og høyst fleksibelt samhandlingsverktøy for din virksomhet, uansett størrelse.  Her beskriver vi noe av funksjonaliteten som du får med Project 365:

• Prosjektrom og prosjektområder
• Integrasjonstjenesten
• SharePoint-tjenesten
• Våre nettdeler:
  • Prosjektoversikt
  • Prosjektinformasjon
  • Kvalitetsstyring
• Våre maler:
  • Prosjektplan
  • Erfaringslogg
  • Utstyr-/sertifikatliste
  • Risikoanalyse
  • Dokumentstruktur
• Overføring og integrasjoner fra prosjekthotell
• Prosjektstyringsverktøy

Les mer om hver funksjon lenger ned på siden.

Prosjektrom og prosjektområder

Prosjektområde

Et prosjektområde blir opprettet for hvert hovedprosjekt, ut fra den malen som er satt for prosjektkategorien. Prosjektkategorier kan være prosjektstørrelse, driftsområde, geografisk plassering eller en annen inndeling som er relevant for din virksomhet.

Hvert prosjektområde får en landingsside med utvalgte nettdeler (web parts/widgets). Området har også en sidemeny med et utvalg av sider og lister basert på forhåndskonfigurerte maler. Dette kan være maler for prosjektplan, interessentregister eller risikoanalyse, som er nærmere beskrevet under Våre maler.

Prosjektet kan også bli opprettet med forhåndsbestemte mapper og filer, enten fra prosjekthotellets malarkiv eller ut fra integrasjonen med Netpower Kvalitet.

Prosjektrom

Prosjekthotellet kan bestå av flere prosjektrom (også kjent som Hub) hvis det er behov for å segmentere på for eksempel prosjekttyper, avdelinger eller interessentgrupper.

Prosjektrommene kan få sitt unike preg med egen landingsside og meny. Nyheter, aktiviteter og kalender m.m. kan deles på tvers av prosjektrommet, og prosjektene kan dele på et felles dokumentbibliotek eller felles informasjonssider. Prosjektmedlemmene vil kun se prosjekter i det aktuelle rommet, og kan søke eller filtrere på tilknyttede prosjekter.

Hvert prosjektrom kommer i tillegg med sin egen prosjektoversikt, hvor status og metadata for de tilhørende prosjektene kan sammenstilles. Fremstillingen kan brukes for å segmentere og gruppere prosjekter på en rekke metadata, samt oppdatere status og holde kontroll på hvilke prosjekt som er i hvilke faser. Det er også mulig med grafiske fremstillinger og sammenligninger på egne sider om ønskelig, i tillegg til å eksportere data til andre kjente rapporterings- og visualiseringsverktøy som Power BI eller Tableau.

Integrasjonstjenesten

Den unike og kraftige integrasjonstjenesten er det som gjør Project 365 til et sømløst og tidsbesparende verktøy for virksomheten. Denne tjenesten samler, prosesserer og kvalitetssikrer data fra alle dine systemer og tilgjengeliggjør det for bruk eller visning i prosjekthotellet. For eksempel kan tjenesten lytte til ditt ERP-system, slik at nye prosjektområder opprettes automatisk i prosjekthotellet bare minutter etter at de ble opprettet i ERP. Den kan bruke og sammenstille data for å tilegne roller (som prosjekteier og prosjektleder), og oppdatere disse ved endringer slik at ERP og prosjekthotellet alltid er synkronisert.

Tjenesten kan brukes med ulike integrasjoner og teknologier som GrapQL, REST API og Azure Service Bus. Netpower overvåker all trafikk på tilkoblede tjenester og automatiske varsler blir sendt ved oppdagelse av feil eller mistenkelig aktivitet.

I Project 365 kan vi presentere data automatisk i prosjektområdet via for eksempel:

• API-synkroniserte lister
• Kundespesifikke nettdeler
• Power BI-rapporter
• Data fra andre rapporteringsverktøy

SharePoint-tjenesten

SharePoint-tjenesten er selve hjertet i Netpowers prosjekthotell. Alle dine prosjektområder blir automatisk opprettet, konfigurert og vedlikeholdt av denne tjenesten, enten du bruker vår standardmal eller har satt opp dine egne.

Tjenesten sørger for at alle prosjektområdene er 100% dynamiske og at de kan endres i bulk, samt endres retrospektivt. Dette gjør at du kan få en kontinuitet i alle dine prosjekter, og at virksomheten unngår å bygge opp en legacy av utdaterte og ulike prosjektområder med forskjellig metodikk.

En mal bestemmer hvilke nettdeler som vises på landingssiden, og konfigurerer disse etter behov. Malen bestemmer også hvilke sider som skal opprettes, hvilke menyelementer som vises og hvilke mapper og filer som skal automatisk opprettes. Tjenesten sørger også for å synke data etter beskjeder fra integrasjonstjenesten, og kan utføre endringer på en rekke prosjekter i bulk.

Det er denne tjenesten som sørger for at startsiden for ditt prosjekt er 100% dynamisk og kan oppdateres etter den nyeste gjeldende malen til enhver tid.

Med SharePoint-tjenesten kan du få:

• Spesialtilpassede prosjektområder basert på valg eller metadata
• Ferdig tildelte roller som prosjektleder og eier
• Ferdig oppsatt mappestruktur på flere nivå
• Automatisk opprettet standarddokumenter basert på dine maler
• Unike grensesnitt for ulike typer prosjekter
• Forhåndskonfigurert tilgangs- og rettighetsstyring
• Ferdig oppsatte integrasjoner og rapporter mot tredjepartssystemer eller mot Netpowers kvalitetsstyringssystem

Våre nettdeler

Nettdeler er komponentene som SharePoint er bygget opp av, og kan også bli omtalt som en web part, widget eller app. Netpower har utviklet egne nettdeler for bedre prosjektoversikt og sammenstilling av metadata. Nettdelene er klar til bruk etter installering, men de kan også tilpasses til spesifikke behov i virksomheten.

Prosjektoversikt

Netpowers spesialutviklede nettdel for prosjektoversikt gir deg en oversiktlig visning av relevante prosjekter. Nettdelen kan konfigureres til å kun vise for et prosjektrom, eller for eksempel for ett selskap i et konsern.

Feltene som vises kan tilpasses etter behov for den enkelte virksomhet og prosjekter kan sammenstilles på tvers av rom, område, selskap, fase eller status. Ved et stort antall prosjekter kan den også gi helt nye og unike sorteringsmuligheter. Dette er en verdifull oversikt for ledere som trenger rask og oppdatert informasjon om alle pågående prosjekter i virksomheten.

Prosjektinformasjon

Integrasjonstjenesten i Project 365 samler metadata fra én eller flere kilder og sammenstiller dem som metadata for det enkelte prosjekt. Dette gir brukeren en enkel oversikt over informasjon som prosjektnummer, sluttdato eller kontaktpersoner. Samtidig muliggjør det sammenstilling og kategorisering av prosjektene på tvers av de segmenter som er aktuelle for din virksomhet.

Eksempelvis kan et prosjekt automatisk bli opprettet når det blir etablert i ERP-systemet, og arve den metadata som er tilegnet prosjektet der. I samme prosess kan prosjektet slå opp brukerdata for å berike enkelte felt, eller kryss-spørre tredjepartssystemer for utfyllende informasjon.

Administrator eller prosjektleder kan tilpasse hvilken data som skal eksponeres for brukeren og hvilken som kun skal brukes til bakgrunnstjenester. Alle titler på nettdeler kan også endres for å tilpasses ulike aktørers interne terminologi.

Kvalitetsstyring

Netpowers prosjekthotell kommer også med en ferdig og fullintegrert løsning mot Netpower Kvalitet. Netpower Kvalitet er et komplett styringssystem for kvalitet og forbedring, også utviklet av Netpower. Denne integrasjonen gir en rekke muligheter for kvalitetskontroll hvor sluttbrukeren kan forholde seg til ett og samme grensesnitt. Netpower Kvalitet har funksjoner for avvikshåndtering, sjekklister, risikovurdering, versjonskontroll og revisjon av styrende dokumentasjon, dokumentarkiv og prosesskart.

En rekke ferdige nettdeler kan velges etter behov for å implementere avvikskontroll, sjekklister og mye mer på prosjektbasis. Nettdeler og notifikasjoner vises personlig for den innloggede brukeren, og kan i tillegg filtreres til å kun vise for det enkelte prosjekt brukeren ser på.

SharePoint-nettdeler for Netpower Kvalitet:

• Personlige notifikasjoner avvik
• Prosjektbasert notifikasjoner avvik
• Synkronisering av avvik i liste og graf
• Registrere avvik per kategori
• Personlige notifikasjoner risiko
• Personlige notifikasjoner leselister og dokumenter
• Søk i filer, prosesser og rutiner
• Avansert søk i mapper, filer, prosesser og rutiner

Netpower Kvalitet er et eget produkt som må implementeres utenom. Ta kontakt med oss for mer informasjon om vårt kvalitetsstyringssystem.

Et malverk basert på norske forhold

Project 365 kommer med en rekke «out of the box» lister, verktøy og maler som er spesielt tilpasset det norske markedet. Med en fot i Prosjektveiviseren fra Digdir, er malene videreutviklet og tilpasset av norske prosjektledere og ledere med mange års erfaring i noen av Norges største foretak.

Man kan velge å både opprette og konfigurere malene automatisk, basert på forhåndsvalg eller variabler i andre systemer (som for eksempel ERP). En mal er ofte en kombinasjon av forhåndskonfigurerte kolonner, ofte med logikk på toppen, sammen med skreddersydde JSON-baserte visninger for en god brukeropplevelse.

Dette er eksempler på maler som finnes i Project 365:

Prosjektplan

Prosjektplanen kan opprettes i vår mal på hvert prosjektområde, men kan også importeres fra andre styringsverktøy som for eksempel MS Project. Selv med en detaljert prosjektplan i andre verktøy, ser vi at prosjektplan-malen allikevel brukes for å vise og dele overordnede aktiviteter til prosjektdeltakere.

Ved hjelp av flere ulike standardvisninger kan planen tilpasses målgruppen, samt at den kan presenteres i vår skreddersydde Gantt-visning.

Erfaringslogg

En erfaringslogg er viktig for prosjektlederen, men også for organisasjonen til fremtidig læring. I vår erfaringslogg kan det opprettes ulike typer lessons learned eller endringsmeldinger, som kan kategoriseres og karakteriseres etter viktighetsgrad for fremtidig læring. Disse kan igjen synkroniseres opp til en felles oversikt på Hub-området for deling og kompetanseutveksling.

Utstyr-/sertifikatliste

Med vår skreddersydde utstyrs- og sertifikatmodul kan du holde oversikten over utstyr i prosjektet, vedlikehold, sertifisering eller kalibrering. Project 365 kommer med unike visninger som raskt viser brukere den viktigste informasjonen. Modulen har også automatisk varsling før en satt dato eller før et sertifikat utgår.

Risikoanalyse

Netpower Kvalitet er vårt anbefalte verktøy for risikovurderinger og tiltak, og kan innlemmes inn i prosjekthotellet. Men våre maler for risikovurdering og -håndtering fungerer utmerket også uten integrasjon og gir prosjektleder en enkel og rask oversikt, samt muligheten for å føre tiltak.

Dokumentstruktur

SharePoint-tjenesten oppretter automatisk mapper og undermapper etter valgt struktur i malen. Samtidig kan den også opprette nye dokumenter fra malarkivet i bestemte mapper for ofte brukte filer, som for eksempel PID-dokument. Dette er med på å redusere tiden prosjektledere bruker på administrasjon, og det sikrer at dokumenter ikke blir glemt eller at det blir brukt utdaterte versjoner i nye prosjekter.

Overføring og integrasjoner fra prosjekthotell

På samme måte som våre tjenester kan opprette, kopiere og håndtere prosjektområder og dokumentbiblioteker, kan våre tjenester også tilgjengeliggjøre eller flytte dem til eksterne områder. I tillegg er data fra både Netpower Kvalitet og Project 365 tilgjengelig via REST API for bruk mot andre systemer eller rapporteringsløsninger som PowerBI. Som en del av leveransen kan du få en standard Power BI-mal og tilgang på nødvendige ressurser for videre tilpasning.

Prosjektstyringsverktøy

Alle prosjekter kommer som standard med et Planner-brett, som også kan forhåndskonfigureres. Ut ifra virkomhetens behov kan dette erstattes med MS Project Online eller MS Project for the Web.

Project Online, tidligere Project Professional, er allerede SharePoint Online-basert og tilgjengelig i samme grensesnitt (hvis du bruker Desktop-versjonen av MS Project, har du Project Online). Ved å koble til selskapets PWA kan disse integreres i alle, eller enkelte, prosjekt, og du kan fortsette å bruke det grensesnittet du er vant til for prosjektstyring.

Project for the web er Microsofts skybaserte løsning og er ikke som standard integrert i SharePoint Online enda. Her er derimot dataene tilgjengelig i Dataverset og det er standard rapportmaler som kan brukes for å vise prosjektstyringen i et prosjektområde.