Arkivverket/Statsarkivet

Arkivverket anskaffet Netpower Kvalitet i 2017 og løsningen er i dag i bruk hos alle ansatte og enheter hos Arkivverket. Dette inkluderer riks- og statsarkivene rundt om i landet.

Produktet benyttes for styrende dokumentasjon slik som interne instrukser, personalhåndbok, beredskapplaner med varslingsrutiner, dokumentasjon av eksterne kilder og samarbeidspartnere o.l.

Modul for Risikostyring benyttes i hovedsak til risikoanalyse av magasinene Arkivverket administrerer. Dette er bygningsmasse som risikovurderes både i forhold til fasade, konstruksjon, ytre påvirkning, miljø, adkomst og sikkerhet, brann osv.

Avviksregistrering har man valgt å konfigurere med bruk av få kategorier da det er viktigere at ansatte rapporterer enn at rapportering hindres av at brukerne opplever å ikke kjenne interne rapporteringskrav. Rapporterer foreslår alvorlighetsgrad, men det er saksbehandler som avgjør alvorlighetsgrad og klassifisering av avviket i korrekt kategori. Saksbehandler håndterer arbeidsflyten og setter opp oppgaver og forsalg til tiltak der hvor relevant. Kunden har adgang til å sette en oppgave eller et tiltak på en ekstern bruker hvor ekstern bruker mottar varsling om oppgaven/tiltaket som e-post.

Arkivverket har nylig ansatt ny risikoansvarlig. Personen har bakgrunn som professor innenfor fagfeltet risikovurdering og jobber for tiden med gjennomgang av Netpower Kvalitet Risikomodul og har fått mandat til å komme med forbedringsforslag som vil bli lyttet til i prioritering av roadmap.

Kunden har gått fra å oppleve både mangel på gode støtteverktøy og vegring fra de ansatte til å bruke et digitalt kvalitetssystem til å oppleve mer og mer involvering og fornøyde brukere. De gamle løsningene hadde ansatte mistet tilliten til grunnet kompleks oppbygging og dårlig brukervennlighet.

Netpower har levert rådgivning, workshop, opplæring, brukermøter, installasjon, konfigurering, drift og løpende vedlikehold. Kunden har nylig blitt oppgradert til siste versjon.

Brukerne til Arkivverket autentiseres over AD og AD strukturen er satt opp med avdelingstilhørighet og rapporteringslinjer slik at Netpower Kvalitet kjører på standard konfigurasjon med nærmeste leder som saksbehandler for avvikskategorier.