Integrerer nytt kvalitetsstyringssystem med SharePoint og arkivkjerne

Sarpsborg kommune har nærmere 60 000 innbyggere og godt over 4000 ansatte. I november 2021 gikk startskuddet for lanseringen av det nye kvalitetssystemet i kommunen. Sarpsborg kommune valgte Netpower Kvalitet – et komplett kvalitetsstyringssystem utviklet av Netpower.

Netpower Kvalitet består av flere moduler og Sarpsborg kommune har valgt å bruke systemet til følgende oppgaver innen kvalitets- og forbedringsarbeid:

• håndtere styrende dokumenter og prosesser
• melde og behandle avvik
• registrere skademeldinger
• gjennomføre risikoanalyser
• planlegge og følge opp aktiviteter i kommunens årshjul

Vi ønsker å trekke frem leveransen vår til Sarpsborg kommune fordi dette er en kunde som har vist stort engasjement og forståelse for prosessen med å implementere et nytt kvalitetssystem i virksomheten. De har vært tydelige på sine behov og har dratt nytte av vår kompetanse både innenfor kvalitetsfaget og styringssystemer, men også innenfor tekniske løsninger og digitale arbeidsprosesser.

Sarpsborg kommune har fokusert på å legge til rette for god brukeradopsjon i kvalitetsarbeidet, og har derfor valgt å integrere Netpower Kvalitet med Microsoft SharePoint – som allerede er en etablert samhandlingsplattform for de ansatte i kommunen. For å opprettholde arkivplikten for dokumentasjon i kvalitetsstyringssystemet er det videre valgt en integrasjon mot Documasters frittstående arkiv

Rådgivere på fag og teknologi

Netpower er mer enn bare en leverandør av programvare. Vårt leveranseteam består av prosjektrådgivere med høyere utdanning innen kvalitets- og HMS-fag. I våre prosjektleveranser jobber vi tett med kunden og bistår med rådgivning innen kvalitetsledelse, risiko og HMS.

I tillegg til å være faglige rådgivere bringer vi også ettertraktet teknologikompetanse inn i våre prosjekter. Netpower er et IT-selskap som utvikler og leverer flere fagsystemer og vi håndterer daglig ulike tekniske problemstillinger for kunder. Vi har lang erfaring med systemintegrasjoner og har svært god kompetanse på Microsoft 365-produkter. Vi har et stort team bestående av løsningsarkitekter og utviklere som kan kobles på prosjekter hvor det er behov for spesialtilpassede løsninger.

I prosjektet med Sarspborg kommune har en betydelig del av rådgivningen bestått av metoder for beste praksis når det gjelder arbeid med avvik, risiko og dokumenter. Prosjektet har bestått av flere workshops som går på både systemoppsett og arbeidsmetodikk. I tillegg til hovedleveransen har vi på teknisk side også levert et utviklingsprosjekt for automatisert utsendelse av skademeldinger fra avviksystemet, samt integrasjoner mot tredjepartssystemer.

Kvalitets- og forbedringsarbeid krever helhetlig tenking

En av verdiene som Sarpsborg kommune jobber etter er å være framtidsrettet. I det ligger det at de skal gi rom for utvikling og forbedring, samt være modige og tørre å finne nye løsninger.  Kommunen har vist at de er en virksomhet som klarer å dra nytte av flere IT-systemer for å lage gode arbeidsprosesser for eget kvalitets- og forbedringsarbeid. Ved å bruke integrasjonsmulighetene har de fått til løsninger som er tilpasset deres virksomhet. Det er nettopp denne helhetlige tankegangen som øker sjansen for å lykkes med kvalitets- og forbedringsarbeid.

De har ikke bare gått til innkjøp av enda et IT-system. De har vurdert behov og gjort fornuftige valg om å bruke de mulighetene som finnes for at et nytt IT-system skal gli sømløst inn i etablerte arbeidsprosesser.

Dette gjør innføringen av et nytt kvalitetssystem i organisasjonen enklere, og man legger til rette for at kvalitet- og forbedringsarbeid skal fungere optimalt i alle deler av virksomheten.

Integrere kvalitetsstyringssystemet med SharePoint

Kvalitet- og forbedringsarbeid skal utføres i alle deler av virksomheten og utfordringen er ofte å få med alle nivåene i organisasjonen. Ledere er kjent med ledelsessystemene og verktøyene som de må bruke for å gjøre jobben sin. HMSK-ansvarlige bruker daglig fagsystemer for HMS og kvalitet og er ofte superbrukere i virksomhetens HMSK-verktøy. Utfordringen for de fleste virksomheter er å få med resten av de ansatte – altså de som ikke jobber direkte med HMSK i hverdagen. Bare det at man må bruke et IT-system som man vanligvis ikke jobber i, kan gjøre terskelen høy for mange.

Netpower Kvalitet er et verktøy som skal brukes på ulike måter og til ulike oppgaver, avhengig av hvilken rolle man har i organisasjonen. Det er et viktig fagsystem for alle med leder- og HMSK-ansvar, men det er kanskje ikke like kjent for øvrige ansatte.

For å løfte frem kvalitets- og forbedringsarbeid i organisasjonen har Sarpsborg kommune valgt å integrere utvalgte deler av Netpower Kvalitet i intranettet, som allerede brukes av de ansatte. Ved å bruke SharePoint webparts utviklet av Netpower kan man tilpasse varslinger, statusmeldinger, og tilgjengeliggjøre de rette inngangene og oppgavene til de rette ansatte.

Brukerkontoen i SharePoint er koblet til brukerkontoen i Netpower Kvalitet, derfor vil alltid informasjonen være tilpasset hver enkelt ansatt og deres rolle. Denne systemintegrasjonen er verdifull både for ansatte som har HMSK-relaterte arbeidsoppgaver – og for de øvrige ansatte som bare tidvis bruker systemet for å melde avvik eller for å søke opp interne rutiner:

Enklere for ansatte med HMSK-oppgaver
Ansatte med HMSK-oppgaver jobber gjerne med interne rutiner og prosedyrer, avviksbehandling og risikoanalyser. SharePoint-integrasjonen gjør det enklere å holde oversikten over nye oppgaver, eller oppgaver som er under arbeid, ved at varslinger og statusmeldinger er tilgjengelige på intranettet.

Enklere for øvrige ansatte å bidra til kvalitet og forbedring
Rutiner og prosedyrer er lagret i kvalitetssystemet, men ansatte finner alt på intranettet. Notifikasjoner og snarveier til leselister sikrer at innhold når ut til organisasjonen og er lett tilgjengelig for alle.

Ansattes avviksmeldinger og forbedringsforslag er avgjørende for virksomhetens forbedringsarbeid og mange kommuner synes det er spesielt utfordrende å etablere et felles system for avviksregistrering og avvikshåndtering. Ved å ha avviksregistrering direkte i SharePoint øker man tilgjengeligheten for alle ansatte, som er en viktig forutsetning for å bygge en god forbedringskultur i virksomheten.

Hva kan man gjøre i SharePoint?

Koblinger mellom SharePoint og andre IT-systemer gjøres via noe som kalles webparts. Netpower har følgende webparts for Netpower Kvalitet:

Avviksregistrering i SharePoint

• Alle ansatte kan melde avvik direkte i SharePoint, uten å måtte navigere til fagsystemet for avviksregistrering.
• Saksbehandlere av avvik får se varslinger som viser antall nye avvik som ikke er tildelt, samt egne tildelte saker og oppgaver/tiltak og hvilke saker som har overskredet tidsfrist.

Søk opp interne rutiner og prosedyrer

• Søkefunksjon i SharePoint for interne rutiner og prosedyrer som er lagret i Netpower Kvalitet. Dokumentene kan leses direkte i SharePoint.
• Alle ansatte kan se sine leselister i SharePoint, og hvilke dokumenter som står markert som ulest.
• Skrivebrukere som produserer interne dokumenter får se varslinger som viser hvor mange dokumenter som er til godkjenning, som må revideres eller som er til høring.

Status på risikoanalyser

• Ansatte som jobber med risikoanalyser får se varslinger som viser antall egne risikoanalyser under arbeid, og antall tiltak som ikke er lukket.

Integrere kvalitetsstyringssystemet med et frittstående arkiv

Kommunens arkivplikt

Som offentlig forvaltningsorgan har kommunen arkivplikt også på interne dokumenter som har verdi som dokumentasjon. Med Netpower Kvalitet som eget fagsystem må man ha muligheten til å arkivere utvalgte dokumenter i henhold til gjeldende standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning.

Hva er arkivpliktig i kvalitetsstyringssystemet?

Sarpsborg kommune har definert rammene for hvilken dokumentasjon fra kvalitetsstyringssystemet som skal arkiveres i kommunens arkivkjerne. Disse rammene blir satt i konfigureringen av Netpower Kvalitet slik at løsningen er spesialtilpasset for å gjøre følgende:

• Automatisk arkivere alle dokumenter som består av en bestemt dokumenttype/-mal
• Automatisk arkivere alle avvikssaker innenfor en valgt avvikskategori
• Automatisk arkivere alle risikoanalyser som merkes som arkivverdig

Integrasjon til frittstående arkivkjerne

Netpower Kvalitet har fra før integrasjoner mot andre sak- og arkivløsninger, men Sarpsborg kommune var den første kunden som ønsket en integrasjon mot Documaster sitt frittstående arkiv.

Documaster har som mål å gi kundene et alternativ til såkalte «lock in»-løsninger hvor hele virksomhetens arkiv er tett knyttet opp mot et fagsystem, som for eksempel et saksbehandlingssystem.

Med Documaster som en frittstående og uavhengig partner kunne Netpower, sammen med Sarpsborg kommune, definere omfanget og funksjonaliteten i integrasjonen. Resultatet er en effektiv kobling mellom kommunens kvalitetsstyringssystem og digitale arkiv, slik at arkivplikten opprettholdes utenfor fagsystemet.

Foto av Sarpsborg rådhus: Ole Christian Foss, Sarpsborg kommune. Øvrige bilder er illustrasjonsfoto.

Vil du vite mer?

Ring oss på 51 95 80 00 eller send en e-post til salg@netpower.no