Mange maler, skjema og sjekklister er lagret som Word-dokumenter i kvalitetsstyringssystemet. Disse filene kan ikke åpnes med en F3-lisens.

Når lisensendringer skaper utfordringer i virksomhetens styringssystemer

Store virksomheter, særlig innen offentlig sektor, gjør ofte lisensendringer for å redusere kostnader. Flere har gått over til Microsoft 365 F3-lisenser for utvalgte brukergrupper, men slike endringer kan få utilsiktede konsekvenser for både ansatte og arbeidsprosesser.

Hva er problemet med F3-lisenser?

Microsoft 365 F3-lisenser er beregnet på ansatte som primært jobber i skybaserte løsninger som OneDrive og SharePoint. Problemet oppstår når disse ansatte skal åpne eller arbeide med Office-filer som ligger utenfor Microsoft sin OneDrive og SharePoint – for eksempel i fagsystemer og styringssystemer for kvalitet, dokumenthåndtering, HMS og lignende.

Virksomhetens maler, skjemaer og sjekklister er ofte lagret som Word- eller Excel-dokumenter direkte i styringssystemene.

Med en F3-lisens kan disse filene verken åpnes eller redigeres. Resultatet? Ansatte får ikke tilgang til nødvendig informasjon, og arbeidsprosesser blir hemmet.

Konsekvensene av beslutninger uten helhetlig vurdering

Flere av våre kunder rapporterer frustrasjon når slike lisensendringer gjennomføres av arbeidsgiver uten å vurdere konsekvensene for systemene de bruker daglig. Dette gjelder ikke bare vårt system Netpower Kvalitet, men også mange andre fagsystemer og styringssystemer som benytter Office-filer som en del av arbeidsflyten.

De ansatte, som forventer at systemene skal fungere som før, blir ofte sittende uten nødvendige verktøy. Dette skaper frustrasjon i fagmiljøene, som opplever at kostnadsbesparelsen har skjulte kostnader i form av ineffektivitet og merarbeid.

Vi løser utfordringene med F3-lisenser

For å møte denne utfordringen har vi i Netpower utviklet en egen F3 Frontline Workers-plugin for vårt kvalitetsstyringssystem.

Denne løsningen sikrer at ansatte med F3-lisenser fortsatt kan åpne og bruke Microsoft-filer direkte i systemet. Arbeidsflyten i Netpower Kvalitet forblir den samme og brukeren vil oppleve det hele som en sømløs prosess.

Har du lignende problemer i andre IT-systemer?

Vi vet at denne utfordringen gjelder langt flere IT-systemer enn bare Netpower Kvalitet.

Hvis din virksomhet opplever lignende problemer med andre fagsystemer eller styringssystemer, kan du kontakte oss. Vi bistår gjerne med veiledning og løsninger som hjelper dere videre.

Skrevet av Mirjam Meling
Publisert november 2024