Netpower Kvalitet integreres med Documasters arkivkjerne

Netpower Kvalitet er Netpowers produkt for kvalitetsstyring i virksomheter, og brukes av flere norske kommuner og en rekke andre offentlige virksomheter.

Netpower Kvalitet består av moduler for dokumenter, prosesser, avvik, risiko, årshjul og sjekklister. Arbeidet man gjennomfører i de ulike modulene produserer interne dokumenter som har verdi som dokumentasjon – og er dermed arkivpliktige for offentlige virksomheter.

Documaster Arkiv er et frittstående Noark-godkjent arkiv som samler og strukturerer verdifull informasjon fra ulike fagsystemer og applikasjoner. I samarbeid med Documaster kan vi nå tilby en fullelektronisk arkivintegrasjon for Netpower Kvalitet.

Arkivering av kvalitets- og forbedringsarbeid

Arkivintegrasjonen er laget for styrende dokumenter, avvikssaker og risikoanalyser. I oppsettet av kvalitetsstyringssystemet kan virksomheten definere selv hva som skal arkiveres i henhold til Noark 5-standarden i Documaster. De øvrige dokumentene lagres i Netpower Kvalitet, med komplett endringshistorikk.

Dokumenter

Man definerer selv dokumentmalene som skal være tilgjengelige i kvalitetsstyringssystemet og angir i innstillingene hvilke dokumenttyper som er arkivpliktige. Alle dokumenter som blir laget på den aktuelle dokumentmalen blir automatisk arkivert i Documaster.

Avvikssaker

Man forhåndsdefinerer hvilke avvikskategorier som er arkivpliktige, slik at alle saker i den aktuelle kategorien blir arkivert i Documaster.

Risikoanalyser

Brukere med tilgang til å opprette nye risikoanalyser må ved hver analyse vurdere om den er arkivverdig for en ny sak, eller for en eksisterende sak i virksomheten. Arkivverdige risikoanalyser arkiveres automatisk i Documaster.

Koblinger mellom dokumenter og saker

Dokumenter som skal arkiveres må alltid knyttes til en sak, dette gjelder også dokumenter fra kvalitetsstyringssystemet.

Når arbeidet som gjøres i kvalitetsstyringssystemet skal kobles til en eksisterende sak, kan man finne og velge den eksisterende saken i Netpower Kvalitet.

Dersom dokumentene man skal arkivere må kobles til en ny sak, kan man opprette den nye saken i Netpower Kvalitet, slik at man kan finne den igjen i Documaster. I Netpower Kvalitet definerer man også tilgangskoden for dokumentet, samt hjemmel for valg av tilgangskode.

Flere valgmuligheter med et frittstående arkiv

Documaster, som er et rent digitalt arkiv, kan integreres mot flere av virksomhetens fagsystemer. Mange saksbehandlingssystemer i dag har sak og arkiv i samme løsning. Dette er praktisk for arbeidet med saksprosesser, men det kan også gjøre det mer komplisert for virksomheten når saksdokumentasjon produseres i flere ulike fagsystemer.

Selv om Riksarkivet allerede i 2008 la opp til at statlige virksomheter kunne skille sak og arkiv, er det fortsatt mange som ikke har benyttet seg av fordelene som dette gir.

Ved å ha arkivet som en frittstående løsning har man muligheten til å velge fagsystemer uten innebygget arkiv med Noark 5-standard. Dette er kostnadsbesparende både når man går til innkjøp av hyllevare-produkter, og særskilt hvis virksomheten skal få utviklet et skreddersydd fagsystem. Et frittstående arkiv senker også terskelen for å bytte ut saksystemer eller fagsystemer når det blir nødvendig. Da kan virksomheten beholde arkivet sitt, eller omvendt, bytte ut arkivet og beholde fagsystemet.

Et samarbeid kommer alle parter til gode

Som samarbeidspartner med Documaster er vi med på å øke tilbudet av kvalitetsstyringssystemer som kan benyttes av virksomheter med arkivpliktig dokumentasjon.

En fullelektronisk arkivintegrasjon mellom Netpower Kvalitet og Documaster betyr at vi kan fokusere på å videreutvikle vårt kvalitetsstyringssystem, med den tryggheten om at arkivplikten til våre kunder opprettholdes i et frittstående arkiv. Dette kommer alle parter til gode.

Vil du vite mer?

Ring oss på 51 95 80 00 eller send en e-post til salg@netpower.no

Illustrasjon: documaster.com